NIEUWSARTIKEL

Inleiding

We zijn inmiddels zeven jaar na de invoering van de AVG en bijna tien jaar na de formele vaststelling ervan. Sinds die tijd vervult de Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) een centrale rol binnen organisaties. In opdracht van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heb ik onderzoek gedaan naar de positionering van de FG in Nederlandse organisaties. Dit onderzoek brengt de verschillen in praktijkinrichting in kaart en geeft inzicht in de factoren die de effectiviteit van FG’s bepalen. Daaruit blijkt dat de manier waarop organisaties de FG-rol inrichten en positioneren sterk uiteenloopt.

Achtergrond van het onderzoek

Het onderzoek bestaat uit interviews met FG’s in verschillende rollen en dienstverbanden, uit zowel de publieke als private sector. Daarnaast zijn de resultaten van een enquête onder 949 FG’s, uitgevoerd door de AP, meegenomen. Hierdoor ontstaat een breed beeld van hoe FG’s functioneren in uiteenlopende contexten: van kleine MKB-organisaties tot grote publieke instellingen. De analyse laat zien hoe de huidige praktijk zich verhoudt tot de gewenste situatie en welke stappen nodig zijn om de FG-rol sterker in lijn te brengen met de AVG.

Bij de analyse is rekening gehouden met meerdere aspecten die bepalend zijn voor de effectiviteit van de FG. Het onderzoek richtte zich onder meer op de formele zichtbaarheid van de FG binnen de organisatie, de betrokkenheid bij kernprocessen, de rapportagelijn en toegang tot het management, de wijze van advisering over privacywetgeving, en het toezicht op naleving. Deze factoren zijn onderzocht om te bepalen hoe zij bijdragen aan een sterke of juist kwetsbare positionering van de FG.

Belangrijke inzichten

In het rapport worden een aantal onderzoeksvragen uitgewerkt. Om een van de belangrijkste inzichten kort te benoemen:

• Positionering van de FG
  De positionering van FG’s verschilt sterk per organisatie, sector en bewustzijnsniveau. Interne FG’s zijn vaak beter ingebed, maar ervaren vaker belangenverstrengeling of beperkte onafhankelijkheid. Externe FG’s voelen zich doorgaans vrijer in hun oordeel, maar hebben juist minder zichtbaarheid of betrokkenheid bij werkprocessen. Beschikbaarheid van tijd, middelen, toegang tot bestuur en formele verankering (zoals rapportagelijnen of statuten) blijken bepalend voor hun effectiviteit. Ook het type organisatie is hier van belang zoals bijvoorbeeld in kleinere organisaties, waar een werknemer vaker de FG-rol vervult naast hun reguliere werkzaamheden wat de onafhankelijkheid van de rol kan beïnvloeden.
• Knelpunten ervaren door FG’s
  FG’s ervaren in bepaalde gevallen druk van bestuurders, onduidelijkheid over hun rol of gebrek aan ondersteuning. In sommige gevallen worden zij bewust buitenspel gezet. Ook het begeleiden van DPIA’s verloopt moeizaam wanneer kennis of draagvlak in de organisatie ontbreekt. De FG-functie wordt in sommige organisaties onvoldoende gewaardeerd, onder andere door onjuiste inschaling of gebrek aan strategisch mandaat.
• Best practices
  Best practices zijn onder meer: heldere rapportagelijnen aan het bestuur, nauwe samenwerking met privacy officers (of ambassadeurs), gebruik van een FG-statuut, en pro-actieve zichtbaarheid in alle lagen van de organisatie. Ook het bieden van concreet handelingsperspectief vergroot de effectiviteit van advisering. Opleiding, intervisie en netwerken dragen bij aan deskundigheidsbevordering. FG’s die hun adviezen praktisch en realistisch formuleren, bouwen meer vertrouwen en krijgen vaker opvolging. Uit onderzoek is gebleken dat de best practices effectiever zijn voor verschillende organisaties in bepaalde sectoren.

Benieuwd naar alle bevindingen van het onderzoek? Laat het gerust weten via newuom.w.[antispam].@protonmail.com, dan deel ik het volledige rapport.

“Het bestuur ziet in deze opdracht een mooie aansluiting op ons thema van volgend jaar, te weten de FG en de bestuurder. Daarom veel dank aan Wouter voor het beschikbaar stellen van deze inspirerende bijdrage en we zullen dit dan ook als NGFG als input gebruiken”