Pilot: spiegelsessies met FG’s
11 augustus 2020
De AP is gestart met een proef voor ‘FG-spiegelgesprekken’. Daarbij hebben we FG’s uitgenodigd om ons als toezichthouder – zonder blad voor de mond – feedback te geven. Zodat wij feeling houden met de behoeftes van FG’s en tegelijkertijd ideeën van ‘buiten’ krijgen over hoe wij ons werk beter en effectiever kunnen doen.
We hebben hierover met het Nederlands Genootschap Functionarissen Gegevensbescherming (NGFG) gesproken en uiteindelijk 3 FG’s gevraagd om hun ervaringen en ideeën met ons te delen. Eind juli was het zover! In een videocall deelden zij hun ervaringen met de AP.
Feedback Het grootste punt bleek dat het voor FG’s vaak onduidelijk is wat er achter de schermen bij de AP gebeurt met klachten, vragen of nieuwe ontwikkelingen. Bijvoorbeeld wanneer er een klacht is ingediend tegen de verwerkingsverantwoordelijke van de FG. FG’s weten niet goed wat er precies van hen of van de verwerkingsverantwoordelijke wordt verwacht en of hier het adagium ‘geen bericht is goed bericht’ geldt. Ook spraken de FG’s de behoefte uit om eerder op de hoogte te worden gebracht over onderwerpen die hen raken. “We willen het graag weten als er bij jullie een discussie gaande is in plaats van dat het pas wordt gedeeld als alles al in kannen en kruiken is. ”
Impact Belangrijker nog dan deze vragen was de feedback van de FG’s over wat onduidelijkheid over dit soort zaken voor impact heeft op de FG zelf. In plaats van de FG in het zadel te helpen, kan onhandige of te late communicatie door de AP het de FG onbedoeld lastig maken. Dit soort feedback is confronterend, maar wel verhelderend. We gaan meer aandacht geven aan duidelijke communicatie over wederzijdse verwachtingen.
Vervolg spiegelsessies Omdat we enthousiast zijn over de opbrengst gaan we verkennen om iedere 2 maanden een spiegelsessie te houden. We denken daarbij na over hoe we de meest relevante feedback kunnen ophalen en hoe we bepalen welke FG’s we vragen om aan te schuiven.
De spiegelsessies zijn dus nog niet helemaal beklonken. Maar door de gegeven feedback denken we dat FG’s dit ‘kijkje in de keuken’ misschien toch interessant vinden.
Wordt vervolgd!