NIEUWSARTIKEL

Vandaag spreken we met Bart van Manen, deelnemer aan het mentor- en intervisieprogramma van het NGFG. Bart is regelmatig deelnemer aan intervisiesessies en heeft ervaren hoe dergelijke bijeenkomsten je persoonlijk en professioneel verder kunnen brengen. In dit interview deelt Bart zijn inzichten over de waarde van intervisie voor functionarissen gegevensbescherming en hoe dit bijdraagt aan professionele groei en het versterken van de FG-community.

Kun je iets vertellen over jezelf en je professionele achtergrond? Hoe ben je in het vakgebied gegevensbescherming terechtgekomen?
Ik ben mijn carrière begonnen bij TOPdesk Support, de helpdesk van een softwarebedrijf dat een applicatie maakt voor interne dienstverlening zoals IT, FM en HR. Als ‘helpdesk van de helpdesk’ verwachtten onze klanten veel van ons en hadden we gelukkig veel tijd om aan deze wensen te voldoen en in complexe materie te duiken. Mettertijd ben ik me steeds meer gaan specialiseren in vraagstukken rondom onze SaaS hosting en de bijbehorende privacy en securityvragen.

Om kennis rondom privacy te delen hadden we maandelijks een overleg met het privacy team. Toen de voorzitter van dit team een andere baan gevonden had heb ik de kans aangegrepen om me nog meer in dit onderwerp te specialiseren. Ik heb een opleiding gevolgd bij de IAPP, heb het privacy team uitgebreid en gezorgd dat er gestructureerd verbeteringen doorgevoerd worden op de belangrijkste onderwerpen.

Wat doe je in je dagelijkse werk en hoe sluit de intervisiegroep hierbij aan?
Ik beantwoord veel vragen van collega’s over wat ze wel en niet mogen met de data die we hebben en adviseer bij het beantwoorden van informatieverzoeken. Verder rapporteer ik over de status van privacy maatregelen binnen de organisatie, adviseer ik over de prioriteit van nieuwe projecten en zorg ik dat collega’s binnen het privacy team regelmatig bijeen komen om nieuwe ontwikkelingen en lopende projecten te bespreken.

Omdat ik de enige ben in deze rol binnen de organisatie is het van grote toegevoegde waarde om regelmatig extern te kunnen toetsen of ik zaken wel goed aanpak. Kun je de rollen van Privacy Officer en Functionaris Gegevensbescherming combineren? Wat is een handige standaard om te rapporteren naar management? Dat soort zaken zijn niet gemakkelijk in documentatie of trainingen te vinden en dan is het heel handig om een groep collega-FG’s te hebben waar je mee kan overleggen.

Wat inspireerde je om deel te nemen aan het intervisieprogramma van het NGFG?
In mijn vorige functie bij TOPdesk hielden we ook regelmatig intervisiesessies binnen de afdeling om uitdagingen te bespreken en zo ons werk te verbeteren. Voor veel mensen was TOPdesk Support hun eerste baan, dus dan valt er veel te leren over efficiënt werken, moeilijke gesprekken, werk-privé balans, etc. Intervisie is dan een fijne manier om onder gelijken ervaringen uit te wisselen en van elkaar te leren.

Bij het starten van mijn nieuwe functie was ik direct op zoek naar een vergelijkbare groep om vragen aan voor te kunnen leggen. Bij mijn opleiding heb ik wel wat nuttige contacten opgedaan, maar die werken verspreid door het hele land, terwijl het vaak juist fijn is om dit soort zaken persoonlijk te bespreken. De intervisiesessies van het NGFG zijn hier een ideale oplossing voor omdat je in contact komt met FG’s uit de regio en regelmatig ervaringen uit kan wisselen of om advies kan vragen.

Hoe zou je intervisie omschrijven aan iemand die nog niet bekend is met deze vorm van begeleiding?
Door je vraag in een vertrouwelijke setting op een gestructureerde manier voor te leggen aan een groep ervaren collega’s kun je een hoop leren. Je wordt uitgedaagd het probleem van verschillende kanten te bekijken en de impact duidelijk te maken. Als het probleem helemaal duidelijk is krijg je adviezen en mogelijke oplossingsrichtingen vanuit verschillende perspectieven, waarmee je zelf de beste oplossing voor jouw situatie kan bepalen.

Wat vind je het mooiste of meest waardevolle aan de sessies met de intervisiegroep?
Door het vertrouwelijke karakter van de bijeenkomsten kun je open praten over zaken die mogelijk gevoelig liggen, zoals de mate waarin de organisatie aan de wet voldoet. Daarnaast leer je een groep mensen kennen die dezelfde functie hebben en tegen vergelijkbare uitdagingen aan lopen, wat heel waardevol is.

Het is altijd heel mooi om te zien hoe graag iedereen wil helpen! Bij nagenoeg elke vraag die voorgelegd wordt zie je dat alle deelnemers aan de sessie eigenlijk direct willen beginnen om advies te geven, maar door de structuur toch uitgedaagd worden om eerst hun eigen aannames te toetsen en het probleem duidelijker te krijgen. Zo kom je samen vaak tot een oplossing die je met één mentor niet had kunnen bedenken.

Hoe helpt het mentor- en intervisieprogramma deelnemers om beter om te gaan met de complexe uitdagingen in het vak van gegevensbescherming?
Alle deelnemers aan de intervisiesessie zijn slimme, ervaren, privacyspecialisten binnen hun organisatie. Eenvoudige kennisvragen kun je zelf opzoeken, maar de uitdagingen zitten vaak in het interpreteren van regels en het implementeren van processen. Hoe kun je zorgen dat de organisatie zich aan de regels houdt, zonder dat je als bureaucraat of boeman gezien wordt? Dan is het heel fijn om ervaringen uit te wisselen en te horen hoe anderen zo’n situatie opgelost hebben. Door vanuit verschillende perspectieven naar een probleem te kijken ontdek je oplossingen die je alleen nooit bedacht zou hebben.

Op welke manieren merk je dat intervisie bijdraagt aan het creëren van een hechte, ondersteunende community voor NGFG-leden?
Tijdens de intervisiesessie leer je andere FG’s kennen en kom je meer te weten over de uitdagingen waar zij mee te maken hebben. Dat schept al snel een band. Naast de ervaringen die je uitwisselt doe je ook direct contacten op waarmee je bij toekomstige vragen snel even iemand persoonlijk kan benaderen. Zo kun je elkaar ook buiten de sessies helpen.

Wat zou je willen zeggen tegen NGFG-leden die twijfelen over deelname aan het mentor- en intervisieprogramma?
Met intervisiesessies kun je veel meer bereiken dan alleen elkaars problemen bespreken. Bij gebrek aan een standaard opleiding tot FG of een goede kennisnorm is het soms lastig om te bepalen wanneer je genoeg kennis hebt om als FG aan de slag te gaan. Ik merkte dat ik hierdoor soms ook twijfelde of ik het wel ‘goed genoeg’ deed en of ik zaken niet heel anders aan moest pakken. Doordat je tijdens intervisiesessies je ideeën kan toetsen bij vakgenoten leer je niet alleen vakinhoudelijk, maar leer je ook over jezelf. Als je merkt dat je behulpzame adviezen geeft en de kennis van vakgenoten kan aanvullen is dit goed voor je zelfvertrouwen.

Hoe zie jij de toekomst van intervisie en mentoring binnen het vakgebied van gegevensbescherming?
Ik denk dat iedereen in een beroep waarin je de enige bent binnen de organisatie met die rol behoefte heeft aan het uitwisselen van vragen, ideeën en best-practices. Organsiaties huren consultants in en voor CEO’s wordt vaak een Raad van Toezicht aangesteld, maar als Functionaris Gegevensbescherming kun je een dergelijke groep van ervaren externe adviseurs natuurlijk ook voor jezelf regelen. Een intervisiegroep geeft je een nuttig klankbord, zonder de kosten van externe adviseurs.

Naar mate er meer aandacht komt voor gegevensbescherming en privacy wordt het voor organisaties ook steeds belangrijker om te zorgen dat de interne toezichthouder kundig is. Opleidingen kunnen je als FG veel leren over de regels, maar zijn vaak minder goed in het overbrengen van ervaringen. Mentoring en intervisie zijn daar veel geschiktere leervormen voor. Zo kun je als FG aan de organisatie aantonen dat je betrokken bent bij het werkveld en je kennis op peil houdt. Ik zou het dus aan iedereen aanraden om deel te nemen.

Meer informatie

• Wil jij meer weten over Bart van Manen of hem persoonlijk benaderen? Kijk dan even op zijn LinkedIn-profiel of gebruik de Leden zoeken Leden-pagina op ngfg.nl.
• Wil jij meedoen met het Mentor & Intervisie programma? Lees dan zeker dit artikel en schrijf je vóór 1 februari 2025 in als mentor of intervisiebegeleider voor de gratis halfdaagse training op 4 februari in Utrecht! Wil je meedoen als mentee, vergeet je dan ook niet in te schrijven zodat het NGFG na de training de match kan maken.