NIEUWSARTIKEL

Treinreizen: je bent in beweging, samen of zelfstandig, nieuwsgierig naar een steeds veranderende omgeving en altijd in verbinding. Deze kernwoorden liepen samen als centrale lijn door het evenement voor FG’s, georganiseerd door het NGFG in samenwerking met de AP en het NRFG. Door met elkaar in gesprek te gaan, kregen FG’s de mogelijkheid om antwoorden te krijgen op vragen over positionering, eigenaarschap en soft skills.

Behoeftes en verwachtingen

Met wat voor verwachtingen stapten de FG’s donderdag 16 april het Spoorwegmuseum in Utrecht binnen? Tegen wat voor uitdagingen lopen ze aan in relatie tot de bestuurder? Kortom, welke reis hoopten zij die middag te maken?

“Wij FG’s voelen ons vaak eenzaam in onze functie. Wanneer we elkaar spreken, merken we dat we tegen dezelfde dilemma’s aanlopen, zoals het spanningsveld tussen toezicht en uitvoering. Op een bijeenkomst als deze kunnen we hier met elkaar over praten en van elkaar leren.” - Arjen Brugman, FG

Deze behoefte aan verbinding werd door veel FG’s beaamd, van FG’s uit de overheid, zorg en onderwijs tot FG’s uit het bedrijfsleven. Dit laat zien dat de meerwaarde van dit soort events breed gedragen wordt. De FG’s stonden er positief in, waren zeer geïnteresseerd in de dag, naar wat het AP zou vertellen en wat er tijdens de ‘break-out sessies’ te doen zou zijn.

FG en de bestuurder

“Jij bent de expert. Je mag vertrouwen op de kennis die je hebt” geeft Monique Verdier van de AP aan. Die deskundigheid steeds opnieuw moeten bewijzen, is waar menig FG tegenaan blijkt te lopen. Het is soms lastig om een plek aan tafel te krijgen bij de bestuurder. Dat is dan ook waarom het NGFG dit jaar de ‘FG en de bestuurder’ tot themalijn heeft gedoopt. Karen Siemers, voorzitter van het NGFG, geeft aan dat in de meeste gevallen de aandacht snel en logischerwijs naar de ‘harde’ kant gaat, zoals (nieuwe) wetgeving, jurisprudentie en andere vakkennis. Het NGFG vindt dat de ‘zachte’ kant meer aandacht verdient, omdat in praktijk vaak blijkt dat hier knelpunten zitten.

Om die reden is er in zowel de plenaire als break-out sessies aandacht voor het belang van soft skills, zoals betrouwbaarheid, communicatieve vaardigheden en leiderschap. Of zoals Jean Paul van Schoonhoven het in zijn break-out sessie omschrijft: “Maak je werkwijze transparant en bespreekbaar. Zorg dat je zeggenschap hebt.”
Dat is precies waar de schoen soms wringt. Als bestuurders terughoudend zijn, doen FG’s soms een stap extra. Zo komt het vaak voor dat FG’s taken krijgen toebedeeld die niet passen bij hun wettelijke rol. Volgens FG Ismay Elferink zorgt het verantwoordelijkheidsgevoel ervoor dat veel FG het risico lopen om meer taken op zich te nemen. “Het is lastig om nee te zeggen, je voelt een grote verantwoordelijkheid”, aldus Elferink.

In een andere break-out sessie, bespreken Arjen Deenen (NRFG) en Kris Korving (AP), hoe een jaarverslag hier uitkomst kan bieden. Het dient niet alleen als opstap voor het gesprek met de bestuurder, maar geeft ook inzicht in de positie en onafhankelijkheid van de FG en de beschikbare middelen. Tegelijkertijd kan het jaarverslag dienen als naslagwerk voor de gemaakte afspraken, wat ingezet kan worden in gesprekken met de bestuurder of als houvast bij conflictsituaties. In die zin draagt een jaarverslag bij aan de professionalisering van de positionering en zichtbaarheid van de FG, net zoals het FG-register.

Versterking van de positionering met het kwaliteitsregister

Het project waar de beroepsgroep de afgelopen twee jaar hard aan heeft gewerkt sluit precies aan bij de behoefte naar professionalisering. Vol trots presenteerden Vonne Laan en Arjen Deenen van het NRFG een update over het FG-register.
Zo zijn in samenspraak met FG’s onder meer de criteria van het register aangepast. Met de aanmelding in het register kan je een certificaat in handen krijgen wat helpt om de positie van jezelf als FG te versterken. Dit maakt je kwaliteit als FG aantoonbaar en zichtbaar.

In lijn met het enthousiaste, professioneel kritische en betrokken geluid van de rest van de dag, suggereert een FG uit de zaal dat een openbaar register de positionering van de FG nog verder kan versterken. Volgens Laan kijkt men hier momenteel naar, daarin meenemend de afweging tussen bescherming van FG-gegevens en de voordelen van een openbaar register.
Het AP sluit zich aan bij de meerwaarde van het FG-register en wil, aldus Jos Boerties, ook op andere manieren bijdragen aan de professionalisering van de FG. Zo speelt de toezichthouder een rol op bestuursniveau nadat het NGFG in gesprek is gegaan over de functiebeschrijving van de FG binnen een brancheorganisatie. Daarnaast sprak Boerties uit dat het als handhaver ook kritischer wil kijken naar de rol en positie van de FG binnen organisaties.

Borrel en de trein naar huis

De dag sluit af met een uitgebreide borrel waar de FG’s vol met elkaar in gesprek gaan over de inzichten die ze vanuit het Spoorwegmuseum naar huis meenemen. Siemers blikt met een positief gevoel terug op de dag:

“Ik zie veel blije gezichten. Opnieuw een vol programma en veel enthousiasme vanuit de deelnemers. Zij doen dit: het NGFG komt voort uit de beroepsgroep zelf. Veel van onze leden zijn zo betrokken en actief, dat zie je ook vandaag weer. Cliché maar waar: mijn verwachtingen zijn overtroffen.”

Ook de FG’s zijn onder de indruk:

“Het was absoluut zoals ik had verwacht en sommige break-out sessies brachten nog meer dan ik verwachtte. Er was een goede open sfeer met de AP en het is altijd super leuk om vakgenoten te spreken.” - Pia Kuijpers, FG

Al met al, een geslaagde dag waar de FG’s met meer kennis over positionering, eigenaarschap en soft skills terug naar hun werk keren. Een functie waar ze zich vast minder eenzaam voelen dan voorheen, wetende dat vakgenoten door heel Nederland op een parallel spoor zitten en verbinding dichtbij is.

Note:

• FG: Functionaris Gegevensbescherming
• NGFG: Nederlands Genootschap van Functionarissen voor de Gegevensbescherming
• AP: Autoriteit Persoonsgegevens
• NRFG: Nederlands Register voor Functionarissen voor Gegevensbescherming